Với mục tiêu số hóa dịch vụ công,  các hồ sơ thủ tục hành chính được thực hiện ở mức độ 4 (toàn trình), hồ sơ chứng thực bản sao điện tử ngày càng trở nên phổ biến. Vậy chứng thực điện tử thực chất là gì? Thủ tục chứng thực điện tử thực hiện như thế nào?

Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực điện tử (hay còn gọi là bản sao chứng thực điện tử) là bản sao có chứng thực dưới dạng điện tử từ bản chính dưới dạng văn bản hoặc tệp giấy với nội dung đầy đủ, chính xác được ghi trên bản chính của sổ. Theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử

Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị số 45/2020/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để xác minh, đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Chứng thực điện tử được tiến hành như thế nào?

Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, chia sẻ thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính của giấy tờ hoặc tài liệu.
 

Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.

Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử về bản chính, thẩm quyền, địa điểm, tài liệu, chứng từ làm cơ sở thực hiện, trách nhiệm thực hiện của người đề nghị cấp chứng chỉ và người chứng nhận, việc gia hạn thời gian và thời hạn thực hiện, phí và hệ thống lưu trữ và chi phí dựa trên luật liên quan đến việc chứng thực từ bản gốc. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

a) Tổ chức, cá nhân cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc để làm căn cứ công chứng bản sao. Nếu văn bản, tài liệu gốc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng, chứng thực thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi xin chứng thực. Trừ khi có điều ước quốc tế do Việt Nam ký kết hoặc nguyên tắc có đi có lại miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

b) Người được chứng thực kiểm tra bản chính, chụp bản chính theo phương thức điện tử, nhập bản sao có chứng thực từ bản chính và chứng thực chữ ký số của người được chứng thực, cơ quan có trách nhiệm chứng thực và gia hạn. Trừ khi pháp luật có quy định khác, bản sao điện tử của định dạng tài liệu giấy được chứng nhận từ bản gốc theo Quy định này sẽ thay thế bản chính được sử dụng để xác minh giao dịch.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Cơ quan có trách nhiệm cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý và lưu trữ dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

Việc đăng ký chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia được thực hiện như sau

Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn mục Dịch vụ công trực tuyến / Dịch vụ công nổi bật

Bước 2: chọn thủ tục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”, sau đó hệ thống sẽ hiển thị giao diện hướng dẫn và hiển thị các thông tin về thủ tục hành chính Cấp bản sao chứng thực

Bước 3: Cá nhân / tổ chức đăng ký chứng thực bằng hình thức đặt lịch hẹn, sau đó thông báo với cán bộ tư pháp có tài khoản DVCQG và cung cấp CMND/CCCD hoặc MST (với doanh nghiệp). Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất việc cấp bản chứng thực điện tử, thì hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của cá nhân / tổ chức dưới dạng file pdf

Lưu ý: Trường hợp cá nhân / tổ chức không có tài khoản DVCQG, khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu cung cấp email. Khi đó sau khi cơ quan tư pháp hoàn thành việc cấp bản chứng thực điện tử, thì file chứng thực điện tử bản mềm sẽ được gửi về email mà cá nhân / tổ chức đã cung cấp.